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Dokumente im TQM
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stellen
Vorgabedokumente dar
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dokumentieren
Maßnahmen zum Qualitätsmanagement
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dokumentieren
Ergebnisse von Maßnahmen zum Qualitätsmanagement.
Die folgenden Dokumente
werden in den Prozessen der QM
Prozessbibliothek verwendet.
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Kurzfassung der TQM-relevanten Dokumente
Vorgabedokumente
Arbeitsanweisung
Arbeitsanweisungen sind detaillierte Vorgaben für definierte
Verrichtungen, deren Methoden und Dokumentation.
Arbeitsanweisung
Bewertung der Maturität
Die Arbeitsanweisung
zur Bewertung der Maturität des Qualitätsmanagementsystems enthält die
Vorgaben zur Maturitätsbewertung, speziell den Kriterienkatalog der
Bewertung.
Arbeitsanweisung
Kalibrierung für Prüfmittel
Die Arbeitsanweisung
Kalibrierung für Prüfmittel enthält alle notwendigen Informationen für
ein bestimmtes Prüfmittel. Dies umfasst
-
Prüfeinrichtungen
der Kalibrierung
-
Normale zur
Kalibrierung
-
Umgebungsbedingungen für die Kalibrierung
-
Abläufe der
Kalibrierung
-
Angaben zur
Auswertung und Protokollierung der Ergebnisse.
Arbeitsanweisung Umfrage zur Kundenzufriedenheit
Die Arbeitsanweisung
Umfrage zur Kundenzufriedenheit enthält die Vorgaben zur Durchführung
der Umfrage, speziell den Fragenkatalog.
Budget Qualitätsmanagement
Das Budget
Qualitätsmanagement beschreibt geschäftsjahresbezogen die freigegebenen
Finanzmittel für das Qualitätsmanagement im Rahmen des
Unternehmensbudgets.
Dokumentation des QM-Systems
Die Dokumentation des
Qualitätsmanagementsystems besteht aus
-
Qualitätsmanagementhandbuch (Grundlegende Beschreibung des QM -
Systems, Qualitätsverpflichtung von Management und Mitarbeitern,
Verantwortungen, aufbauorganisatorische Sicht - ist seit Ausgabe
2015 nicht mehr verpflichtend
-
Ablauforganisation
(Verfahrensanweisungen)
-
Arbeitsanweisungen
(Umsetzung auf Ebene einzelner Tasks).
Gelenktes Dokument
Gelenkte Dokumente sind
wesentliche Dokumente des Unternehmens (in der Regel organisatorische
Vorgaben), deren gesamter Lebenszyklus kontrolliert abläuft. Dies
umfasst:
-
Erstellung
-
Verteilung
-
Außerkraftsetzung
-
Archivierung.
Kundenauftrag
Formelle verbindliche
Beauftragung des Unternehmens mit der Lieferung von
Produkten/Dienstleistungen durch den Kunden.
Prozessarchitektur
Die Prozessarchitektur
(Process Architecture) dokumentiert die Prozesslandschaft des
Unternehmens mit allen Schnittstellen und Prozesskennzahlen zur
Sicherstellung des reibungsfreien Zusammenspiels aller Prozesse.
Prozessdesign
Das Prozessdesign
beschreibt den Prozess gesamthaft. Dies umfasst
Prozessdesigns folgen
den Vorgaben der Prozessarchitektur und des Prozessmanagements.
Prozessdokumentation
Die Dokumentation eines
Unternehmensprozesses umfasst im Minimum
-
Prozesseigner
-
Verbale
Beschreibung des Prozesses
-
Ziele des Prozesses
-
Prozessfluss
-
Prozessschritte
sowie deren Ausführungsverantwortungen und Detailbeschreibungen
-
Schnittstellen zu
anderen Prozessen
-
Kennzahlen zur
Steuerung und Überwachung der Prozessperformance.
Prozesslandkarte
Die Prozesslandkarte
definiert auf oberster Ebene die Zusammenhänge der einzelnen
Unternehmenshauptprozesse und der unterliegenden Detailprozesse.
Prüfplan
Im Prüfplan werden die
Prüfabläufe für die Sicherstellung der Qualität von Zulieferungen und
für die Überwachung der Leistungserstellung (Produkte und/oder
Dienstleistungen) geplant.
Der wesentliche Input für den Prüfplan
ist die Qualitätsplanung.
Qualifikationsplan
Der Qualifikationsplan
dokumentiert rollierend die erforderlichen Qualifikationen der
Organisation.
Operativ umgesetzt wird er über den Schulungsplan
und die Budgetierung der Ausbildungskosten.
Qualitätsmanagementhandbuch
Das
Qualitätsmanagementhandbuch ist seit der Revision 2015 der ISO 9000
nicht mehr verpflichtend, kann aber weiter genutzt werden.
Im
Qualitätsmanagementhandbuch sind die Absichten und Vorgaben des
Managements zur Sicherung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen
im Rahmen der ISO 9001 dokumentiert. Es werden alle relevante Aspekte
der Aufbau- und Ablauforganisation sowie Normen, Vorschriften,
Verfahrensanweisungen usw. beschrieben. Das Qualitätsmanagementhandbuch
hat Weisungscharakter.
Qualitätspolitik
Die Qualitätspolitik
beschreibt die übergeordneten Ansichten und Ausrichtung einer
Organisation zur Qualität von Produkten, Dienstleistungen und Services,
wie sie von der obersten Leitung formell ausgedrückt werden.
Die
Qualitätspolitik ist untrennbarer Bestandteil der Unternehmenspolitik
und -strategie.
Qualitätsplan
Der Qualitätsplan
enthält die Gesamtheit der Vorgaben zur Umsetzung der Qualitätspolitik.
Qualitätsplanung
Die Qualitätsplanung
enthält die Vorgaben der qualitativen Merkmale, die ein Produkt bzw.
eine Dienstleistung benötigt.
Die Instrumente der
Qualitätsplanung bestehen aus den entsprechenden
unternehmensspezifischen Qualitätsmethoden. Sie enthält die Vorgaben für
die Prüfplanung.
Schulungsplan
Der Schulungsplan
beschreibt alle geplanten Ausbildungsmaßnahmen zu den Mitarbeitern im
Unternehmen.
Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung
dokumentiert die definierte Stelle. Dies beinhaltet
Verfahrensanweisung
Verfahrensanweisungen
sind grundlegende Vorgaben für definierte Abläufe, deren Steuerung und
Dokumentation.
Verfahrensanweisung
Knowledge Management
Die Verfahrensanweisung
Knowledge Management regelt die Abläufe des Knowledge Managements. Sie
legt Kriterien zur
von Dokumenten fest.
Verfahrensanweisung Lenkung fehlerhafter Produkte und Dienstleistungen
Die Verfahrensanweisung
zur Lenkung fehlerhafter Produkte und Leistungen definiert alle Regeln
im Umgang mit nicht den Qualitätsanforderungen entsprechenden
Produkten
-
Kennzeichnung
-
Dokumentation
-
Umgang mit den
Produkten
-
gesicherte Lagerung
-
Definition von
Maßnahmen
bzw. Dienstleistungen
Verfahrensanweisung
Lenkung von Dokumenten
Die Verfahrensanweisung
zu Lenkung von Dokumenten beschreibt alle Regelungen für den Umgang mit
gelenkten Dokumenten
-
Erstellung
-
Prüfung
-
Freigabe
-
Verteilung
-
Einzug
-
Archivierung.
Verfahrensanweisung
Prozessmanagement
Die Verfahrensanweisung
Prozessmanagement definiert die Anforderungen an Unternehmensprozesse,
deren Designprozess und Dokumentationsvorgaben.
Verfahrensanweisung
Prüfmittelüberwachung
Die Verfahrensanweisung
Prüfmittelüberwachung enthält alle Abläufe, Regelungen und Methoden zur
Sicherstellung der Einhaltung festgelegter Grenzwerte für die maximale
Meßabweichung von Prüfmitteln über deren Lebenszyklus.
Verfahrensanweisung
Risikomanagement
Die Verfahrensanweisung
Risikomanagement regelt
-
den Ablauf der
Risikoanalyse
-
die Methoden der
Risikobewertung
-
die Klassifikation
von Risiken
-
den Ablauf von
Maßnahmen zur Risikovermeidung und -minimierung.
Verfahrensanweisung
Selbstbewertung
Die Verfahrensanweisung
Selbstbewertung beschreibt die unternehmensspezifischen Vorgehensweisen,
Methoden und Messkriterien für die Durchführung der Selbstbewertung.
Maßnahmen zum Qualitätsmanagementsystems
Änderungsantrag
Prozessarchitektur
Ein Änderungsantrag
wird an das Prozessmanagement gerichtet, wenn die Einführung oder
Änderung einer Unternehmensleistung im Rahmen der Vorgaben der
Prozessarchitektur nicht oder nur unter Qualitätsabstrichen möglich ist.
Anforderung zur
Modifikation von IT-Systemen
Die Anforderung zur
Modifikation von IT-Systemen (Request for Change) ist ein formeller
Antrag zur Durchführung eines Changes, der für alle Changes, die nicht
als genehmigungsfreier Standardchange definiert wurden, verbindlich
erforderlich ist.
Auditplan
Der Auditplan enthält
alle relevanten Planungsdaten für ein bestimmtes Audit. Dies umfasst:
-
Zeitpunkt
-
Audittyp
-
Beteiligte
-
Auditoren
-
etc.
Auditplanung
Die Auditplanung
enthält die jährliche terminliche und inhaltliche Planung der Audits in
den einzelnen Unternehmensbereichen.
Auf Basis von auftretenden
besonderen Abweichungen kann auch ein unterjähriger Neuaufwurf der
Auditplanung erfolgen.
Budgetbedarf
Qualitätsmanagement
Der Budgetbedarf
Qualitätsmanagement beschreibt geschäftsjahresbezogen die Prognose der
zu erwartenden Aufwendungen des Qualitätsmanagements.
Externe Korrekturmaßnahme
Externe
Korrekturmaßnahmen sind definierte Aktivitäten zur Behebung eines
Defizites
eines Lieferanten unter
Überwachung durch das Qualitätsmanagement. Sie tragen
Externe Vorbeugemaßnahme
Vorbeugemaßnahmen sind
definierte Aktivitäten zur Vermeidung des (Wieder-)auftretens eines
Defizites
eines Lieferanten unter
Überwachung durch das Qualitätsmanagement. Sie tragen einen
Korrekturmaßnahme
Korrekturmaßnahmen sind
definierte Aktivitäten zur Behebung eines Defizites
unter Überwachung durch
das Qualitätsmanagement. Sie tragen
Lieferantenauditplanung
Die
Lieferantenauditplanung enthält die jährliche terminliche und
inhaltliche Planung der Audits der einzelnen Lieferanten.
Auf
Basis von auftretenden besonderen Abweichungen kann auch ein
unterjähriger Neuaufwurf der Lieferantenauditplanung erfolgen.
Vorbeugemaßnahme
Vorbeugemaßnahmen sind
definierte Aktivitäten zur Vermeidung des (Wieder-)auftretens eines
Defizites
unter Überwachung durch
das Qualitätsmanagement. Sie tragen
Vorschlag zur
Verbesserung der Prozessqualität
Anstoß zur Optimierung
der Qualität von Prozessen als Input für die Prozessoptimierung bzw. das
Process Review.
Dokumentation zum
Qualitätsmanagement-Geschehen
Auditprotokoll
Das Auditprotokoll dokumentiert die
unmittelbaren Ergebnisse des Audits.
Beschwerderegister
Gesamthaftes Verzeichnis aller
Kundenbeschwerden inklusive Statusinformation.
Business Case
Ein Business Case untersucht ein bestimmtes
Szenario hinsichtlich dessen Rentabilität im Rahmen einer
Investitionsmöglichkeit.
Er dient zur Darstellung und Abwägung
der prognostizierten betriebswirtschaftlichen und strategischen
Auswirkungen der Investition. Dabei findet ein Vergleich verschiedener
Handlungsoptionen statt. Eine immer gegebene Handlungsoption ist die
Beibehaltung der aktuellen Situation (keine Investition).
Fehlerprotokoll
Im Fehlerprotokoll sind
dokumentiert.
Fertigmeldung
zur Modifikation von IT-Systemen
Die Fertigmeldung zur Modifikation von
IT-Systemen bestätigt die anforderungskonforme Implementierung der
Änderung.
Forecast
Qualitätsmanagement
Der Forecast Qualitätsmanagement beschreibt die
Hochrechnung des wirtschaftlichen Ergebnisses für das
Qualitätsmanagement basierend auf den aktuellen Kosten (und soweit
zutreffend Erlösen) der Vorperioden innerhalb einer Budgetierungsperiode
bis zum Budgetperiodenende.
Gelenkte
Aufzeichnung
Gelenkte Aufzeichnungen sind wesentliche
Dokumentationen des Unternehmens (in der Regel von (Zwischen)Ergebnissen
der Leistungserbringung und Überwachung), deren gesamter Lebenszyklus
kontrolliert abläuft. Dies umfasst
-
Erstellung
-
Verteilung
-
Archivierung.
Lieferantenbewertung
Die Lieferantenbewertung ist eine
betriebswirtschaftliche Methode zur systematischen Beurteilung der
Leistung von Lieferanten anhand definierter Merkmale.
Die
Optimierung der Lieferantenbeziehung steht im Vordergrund, um zu
beschaffende Produkte und/oder Dienstleistungen hinsichtlich der
einzelnen unternehmensspezifisch zu definierenden Merkmale zu
optimieren.
Protokoll Mitarbeitergespräch
Das Protokoll des Mitarbeitergespräches enthält
alle Informationen aus dem periodischen Mitarbeitergespräch. Dies
umfasst:
-
Vorgaben
-
Zielvereinbarungen
-
Bewertungen
-
sonstige Vereinbarungen
Es wird im Konsensverfahren zwischen
Mitarbeiter und Vorgesetztem erstellt und von beiden unterschrieben.
Prüfbericht
Der Prüfbericht beinhaltet die Ergebnisse einer
durchgeführten operativen Qualitätsprüfung.
Prüfmitteldatenbank
Die Prüfmitteldatenbank enthält die Daten aller
Prüfmittel. Dies umfasst
-
Typ
-
Zweck
-
Hersteller
-
Status (freigegeben, Reparatur,
Kalibrierung, gesperrt, ausgeschieden)
-
Justierdaten
-
Kalibrierdaten
-
Prüfnormale
-
Arbeitsanweisung zur Kalibrierung dieses
Prüfmittels.
Ein Eintrag in der Prüfmitteldatenbank bedeutet
gleichzeitig die Ablage des Belegexemplares gemäß den
Verfahrensanweisungen zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen.
Qualitätsaufzeichnung
Qualitätsaufzeichnungen geben Aufschluß über
die Durchführung und Erfüllung der Unternehmensleistung und die
Wirksamkeit des eingeführten Qualitätsmanagementsystems.
Besonderen Wert wird darauf gelegt, dass alle Dokumente den Nachweis
umfassen, dass festgelegte Prüfungen tatsächlich durchgeführt wurden und
die Prüfergebnisse so zufriedenstellend waren, dass die geprüften
Leistungen zur weiteren Verwendung freigegeben wurden.
Qualitätsrelevantes Ereignis
Ein qualitätsrelevantes Ereignis ist ein
Vorkommnis, welches in Bezug auf
eine unmittelbare Überprüfung auf notwendige
Korrektur- bzw. Verbesserungsmaßnahmen erfordert.
Register
der QM-Maßnahmen
Gesamthaftes Verzeichnis aller geplanten und in
Umsetzung befindlichen Initiativen zum Qualitätsmanagement inklusive
aktueller Statusinformation. Dazu gehören:
-
Korrekturmaßnahmen (Behebung von Mängeln)
-
Vorbeugungsmaßnahmen (Vermeiden des
Wiederauftretens von Mängeln)
-
Optimierungsmaßnahmen (erkanntes
Verbesserungspotenzial speziell in Bezug auf den Reifegrad)
-
Entwicklungsmaßnahmen (Erweiterung des
Qualitätsmanagementsystems)
-
Pflegemaßnahmen (Anpassungen ohne Defizit
im Hintergrund).
Ein Eintrag im Register der QM-Maßnahmen
bedeutet gleichzeitig die Ablage des Belegexemplares gemäß den
Verfahrensanweisungen zur Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen.
Report Externes
Audit
Der externe Auditbericht dokumentiert die
Durchführung und die Ergebnisse von Qualitätsaudits durch externe
Auditoren
-
Systemaudits
-
Prozessaudits
-
Produktaudits
Er enthält Anforderungen bzw. Vorschläge zur
Verbesserung und Korrektur im Falle von erkannten Unzulänglichkeiten
bzw. Verbesserungspotenzialen.
Report Internes
Audit
Der interne Auditbericht dokumentiert die
Durchführung und die Ergebnisse von internen Qualitätsaudits
-
Systemaudits
-
Prozessaudits
-
Produktaudits
Er enthält Anforderungen bzw. Vorschläge zur
Verbesserung und Korrektur im Falle von erkannten Unzulänglichkeiten
bzw. Verbesserungspotenzialen.
Report Korrektur und Vorbeugung
Der Bericht zu Korrektur und Vorbeugung enthält
alle relevanten Informationen zu geplanten und laufenden Korrekturen
sowie Vorbeugungsmaßnahmen.
Report
Kundenzufriedenheit
Der Bericht zur Kundenzufriedenheit enthält
eine detaillierte Auswertung und Analyse der Ergebnisse der planmäßigen
Kundenzufriedenheitsumfrage.
Report
Lieferantenaudit
Der Bericht des Lieferantenaudits enthält die
Ergebnisse durchgeführter Lieferantenaudits und bewertet die
Qualitätsfähigkeit des Lieferanten.
Er enthält zusätzlich
Anforderungen zur Verbesserung und Korrektur im Falle von erkannten
Unzulänglichkeiten.
Report
Managementreview
Der Bericht zum Managementreview dokumentiert
die Ergebnisse des Management Reviews. Dies inkludiert
Report Maturität
Der Bericht zur Maturität dokumentiert die
Ergebnisse des periodischen Reviews der Reife des
Qualitätsmanagementsystems.
Report
Prozessperformance
Der Bericht zur Prozessperformance (Process
Performance Report) dokumentiert periodenbezogen die Werte der für den
Prozess definierten Kennzahlen (Key Performance Indicators - KPIs) im
Vergleich zu den Zielwerten sowie alle erkannten Defizite.
Report
Prozessreview
Der Bericht zum Prozessreview dokumentiert die
Ergebnisse des Prozessreviews. Dies mit (soweit zutreffend)
-
Prozessreife
-
Benchmarks
-
Schwachstellen
-
Optimierungspotenzialen.
Report
Qualitätsmanagement
Der periodische Qualitätsmanagementbericht
enthält gesamthafte Informationen über das Qualitätsgeschehen und die
Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems. Dies umfasst
-
Änderungen und Anpassungen des
Qualitätsmanagementsystems
-
Status der Qualitätsziele
-
Status zur Mitarbeiterqualifikation
-
Kundenzufriedenheit, Reklamationen
-
Interne Audits
-
Status zur Zertifizierung
-
Auditierung durch Kunden
-
Beschaffungsqualität und Lieferantenaudits
-
Status zur Entwicklung (Produkte,
Dienstleistungen)
-
Sonstige Qualitätsinformationen
-
Status zum Qualitätsmaßnahmenplan
-
Prüfmittellenkung.
Er stellt neben der Unternehmensstrategie einen
wesentlichen Input für die Festlegung der Qualitätspolitik und die
Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems dar.
Report
Selbstbewertung
Der Bericht zur Selbstbewertung dokumentiert
die Durchführung und die Ergebnisse von Selbstbewertungen. Dies für:
Er enthält Anforderungen bzw. Vorschläge zur
Verbesserung und Korrektur im Falle von erkannten Unzulänglichkeiten
bzw. Verbesserungspotenzialen.
Report
Zertifizierungsaudit
Der Bericht zum Zertifizierungsaudit beschreibt
die Ergebnisse des Zertifizierungsaudits durch die externe
Zertifizierungsorganisation
-
Bewertung
-
Feststellungen
-
Verbesserungshinweise.
Risk Log
Der Risk Log (das Risikoverzeichnis) ist ein
bewertetes Verzeichnis der identifizierten (Konformitäts-)Risiken und
der zu diesen definierten Minimierungs- und Vermeidungsmaßnahmen.
Schulungsrecord
Der Schulungsrecord dokumentiert alle
durchgeführten Schulungen zu einem Mitarbeiter.
Er wird im
Personalwesen geführt.
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